Proyek konstruksi semakin rumit. Margin yang ketat, kendala sumber daya, dan kekurangan tenaga kerja memaksa perusahaan untuk menjadi kreatif agar proyek tetap pada jalurnya. Tambahkan ke setiap perdagangan yang terlibat pada proyek tertentu. Tidak heran jadwal konstruksi menjadi sangat kompleks dan terdiri dari ribuan jadwal kegiatan.
Sebagai Manajer Proyek atau Koordinator Jadwal di lokasi kerja, Anda tahu bahwa ketika ada yang salah, itu adalah resep untuk serangkaian masalah yang muncul. Yang paling tidak adalah menjaga kepala Anda tetap lurus saat Anda mengelola efek riak.
68% perdagangan menunjukkan manajemen jadwal yang buruk sebagai salah satu kontributor utama penurunan produktivitas tenaga kerja di lokasi kerja menurut laporan dari Autodesk dan Dodge Data & Analytics. Dengan sosok seperti itu, tidak heran Tools manajemen jadwal telah berevolusi–dan syukurlah.
Berikut beberapa tips untuk meminimalkan stres akibat perubahan jadwal.
1. Mendigitalkan dan memusatkan manajemen jadwal Anda
Jauhi spreadsheet dan cetakan jadwal statis jika Anda bisa. Anda mungkin menendang diri sendiri karena tidak melakukan ini lebih awal. Anda dapat dengan mudah menghubungkan tim lapangan, operasi kantor, dan pemangku kepentingan lainnya bersama-sama dengan Tools manajemen jadwal modern.
Efek riak dari penundaan/perubahan jadwal tunggal bisa menjadi signifikan. Dan ada waktu berjam-jam untuk menyaring hasil cetak, spreadsheet, memperbarui dokumen, mengganti papan tulis, memberi tahu pemangku kepentingan, mendistribusikan jadwal baru, dan terkadang Anda bahkan tidak yakin apakah semua orang mendapatkan informasi baru. Plus, dalam hitungan jam, cetakan jadwal baru yang baru saja Anda berikan kepada semua orang sudah kedaluwarsa karena cegukan jadwal lain terjadi.
Seluruh proses adalah tugas yang membosankan dan padat karya. Namun, alur kerja tradisional, gagap, dan tidak sinkron ini tetap ada. Dolar untuk dolar, mungkin ada banyak cara yang lebih baik untuk menghabiskan waktu Anda daripada di hal-hal kecil. Tidak heran manajemen jadwal membutuhkan keberanian baja.
Dengan Tools Schedule Autodesk Build, setiap orang dengan izin yang tepat memiliki akses ke informasi jadwal terbaru setelah diimpor. Plus, Anda dapat langsung membagikan jadwal digital dengan tim lapangan. Ini memungkinkan Anda mendistribusikan pembaruan waktu nyata alih-alih menggunakan PDF kikuk yang dapat dengan cepat menjadi usang.
2. Berikan informasi jadwal waktu nyata kepada tim Anda
Pikirkan berapa kali sehari seseorang bertanya tentang jadwal baru yang diperbarui sebelum siap. Atau bagaimana penundaan dapat memengaruhi banyak hal yang harus Anda perhatikan. Tidak memiliki jawaban tidak akan berhasil karena Anda adalah orang yang tepat.
Biasanya, jadwal diatur di papan tulis di trailer atau oleh koordinator jadwal di kantor. Dan cetakan kertas atau PDF diberikan kepada tim lapangan untuk dieksekusi pada jadwal yang diperbarui. Masalah yang dihasilkan dari proses usang ini adalah begitu Anda membuat cetakan statis itu, informasinya tidak sinkron dan ketinggalan zaman. Ketika tim sangat bergantung pada cetakan kertas dan PDF statis, miskomunikasi pasti akan terjadi.
Menyimpan informasi proyek di satu tempat menghilangkan kebingungan dan meningkatkan visibilitas tentang apa yang terjadi di lokasi kerja untuk kolaborasi yang lebih baik antar tim. Misalnya, pengawas S. M. Wilson menggunakan Autodesk Build untuk gambar, log harian, dan audit keselamatan mereka, dan sangat antusias dengan fleksibilitas Schedule Tools. Kemampuan untuk mencari item atau aktivitas penting, atau membuat jadwal bulanan khusus proyek, memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam proyek dan lebih lanjut menghubungkan tim dan aktivitas.
Dengan Tools manajemen jadwal yang hebat, terutama ketika terhubung ke semua data proyek Anda yang lain, tim lapangan Anda (dari setiap perdagangan) dapat dengan cepat menavigasi ribuan aktivitas jadwal berdasarkan informasi jadwal waktu nyata. Dan mereka dapat melakukan semuanya dari kemudahan perangkat seluler mereka.
3. Anda dapat mengetahui risiko Anda sebelum menjadi masalah yang mahal
Proyek besar biasanya membutuhkan waktu 20% lebih lama untuk diselesaikan dari yang dijadwalkan dan hingga 80% melebihi anggaran menurut McKinsey Global Institute. Meskipun membangun buffer ke dalam anggaran merupakan hal yang umum, itu masih bisa menjadi angka yang mengejutkan.
Setelah Anda memiliki Tools Schedule yang tepat, Anda akan segera meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di seluruh anggota tim. Permata tersembunyi di sini bukan hanya bahwa anggota tim Anda berkomunikasi dengan lebih baik. Begitulah cara mereka berkomunikasi melalui platform bersama, dan masalah apa yang terungkap saat mereka diberdayakan untuk saling mendukung secara kolaboratif.
Manfaat utama dari manajemen jadwal terpusat adalah Anda dapat menghindari penundaan jadwal yang tidak terduga dengan menemukan dan menangani risiko sejak dini. Melalui komentar aktif pada jadwal, anggota tim dapat berkolaborasi dan mengomunikasikan masalah yang mungkin menjadi pengerjaan ulang yang sangat mahal.
Izinkan tim untuk menyarankan pembaruan jadwal
Autodesk Build baru-baru ini merilis fitur saran jadwal. Ini membantu memfasilitasi kolaborasi pada pembaruan penting pada jadwal dan berfungsi sebagai saluran komunikasi khusus untuk jadwal proyek. Fitur ini juga membantu Anda mengelola saran jadwal dengan memanfaatkan kontrol izin yang kuat secara efektif–memastikan informasi yang tepat tetap berada di tangan yang tepat.
Anggota tim dengan izin yang sesuai dapat menyarankan pembaruan aktivitas kepada pengelola jadwal. Manajer jadwal kemudian dapat meninjau, menyetujui, atau menolak saran tersebut. Sesederhana itu.
Perlu dicatat bahwa pengelola jadwal harus memperbarui jadwal induk pad Tools pembuatan jadwal untuk memastikan jadwal terbaru diimpor ke Autodesk Build. Biasanya, proses ini dilakukan melalui email yang tak terhitung jumlahnya, panggilan telepon atau percakapan tanpa dokumen. Dengan mendigitalkan dan menyederhanakan proses, Tools Schedule di Autodesk Build membantu membuat jejak catatan yang akurat untuk semua saran yang dibuat. Ini memastikan tidak ada yang jatuh melalui celah-celah.